Privaatsusavaldus tööle kandideerijate jaoks
Viimati värskendatud 04.06.2024
Teie privaatsusavaldus on meie jaoks oluline. Selles privaatsusavalduses anname teavet selle kohta, milliseid isikuandmeid 4Wind Service OÜ töötleb, kuidas ta neid töötleb ja millistel eesmärkidel ta seda teeb.
Isikuandmete vastutav töötleja
4Wind Service OÜ (edaspidi 4WS)
Registrikood: 11949894
Mõigu 3, Tallinn
10112, Eesti
Kontaktteave selle avalduse jaoks
Kui teil on küsimusi isikuandmete töötlemise või oma ELi andmekaitsemäärusest tulenevate õiguste kasutamise kohta, võite võtta ühendust meie andmekaitsespetsialistiga e-posti teel: kaisa.aadna@4wind.ee
Volitatud töötlejad ja andmesaajad
Isikuandmeid töötlevad personaliosakonna esindaja ja värbamisprotsessis osalevad juhid. Mõnel juhul võidakse avaldada tööle kandideerija isikuandmeid kolmandatele isikutele, nagu näiteks värbamiskonsultantidele või värbamist läbiviivale sidusettevõtetele. Nendes olukordades kasutab 4WS lepinguid tagamaks, et tööotsijate isikuandmeid kasutatakse ainult eesmärkidel, mis on kooskõlas käesoleva privaatsusavalduse, seaduste ja Isikuandmete kaitse üldmäärusega (IKÜM).
Töötlemise olemus, eesmärgid ja õiguslik alus
4WS kogub tööle kandideerijate kohta teavet, mis on vajalik töösuhte loomiseks tööle kandideerija ja 4WS, tema sidusettevõtete või klientide vahel.
Isikuandmete kaitse üldmääruse alusel töötleb 4WS isikuandmeid järgmistel õiguslikel alustel.
| Isikuandmete töötlemise eesmärk | Töötlemise õiguslik alus |
|---|---|
| Isikuandmete töötlemine on vajalik, et enne lepingu sõlmimist vastavalt andmesubjekti taotlusele võtta kasutusele meetmeid. | Leping |
|
Isikuandmete töötlemine on vabadele ametikohtadele kandideerimisel ja seega 4WS, selle sidusettevõtete või klientidega töölepingu sõlmimiseks vajalik eeltingimus.
Isikuandmeid töödeldakse vaid selles ulatuses, nagu see on vajalik tööle kandideerija kandideeritavale ametikohale või muudele 4WS vabadele töökohtadele sobivuse hindamiseks.
Isikuandmeid võidakse kasutada, et võtta kandidaadiga ühendust 4WS muude vabade töökohtade osas, mis kandidaadile sobida võiksid. |
Õigustatud huvi
Potentsiaalsete töötajate otsimist ja tööle kandideerijatele töökoha pakkumist võib pidada vastutava töötleja õigustatud huviks. Vastutav töötleja tagab, et isikuandmete töötlemine on andmesubjekti huvide suhtes proportsionaalne ja vastab tema ootustele.
Andmesubjektil on õigus vaidlustada isikuandmete töötlemine vastavalt ELi andmekaitsemäärusest tulenevatele nõuetele, arvestades et töötlemine tugineb 4WS õigustatud huvile. |
|
Isikuandmeid võidakse koguda ja värskendada värbamisprotsessi käigus ilma kandidaadi nõusolekuta ka näiteks järgmistest muudest allikatest:
Isikuandmeid, mis on seotud isiksusetestide ja sobivuse hindamise testidega, võidakse koguda ilma andmesubjekti nõusolekuta, et teha kindlaks kandidaadi sobivus. |
Nõusolek
Andmesubjekti nõusolek on vabatahtlik, konkreetne, teadlik ja ühemõtteline tahteavaldus, millega andmesubjekt kas avalduse vormis või selge nõusolekut väljendava tegevusega nõustub tema kohta käivate isikuandmete töötlemisega ning mis annab vastutavale töötlejale isikuandmete töötlemiseks õigusliku alus. |
|
Kui see on seadusega nõutud või lubatud, võib 4WS töödelda isikuandmeid (nt isiklik krediidiinfo, karistusregistri teave, ohutushindamiste või meditsiiniliste läbivaatuste tulemused) selleks, et viia läbi võimalik töölevõtmise-eelne taustakontroll ja töötaja usaldushindamine.
Vastutav töötleja teavitab andmesubjekti niisuguse teabe hankimisest ette. |
Seaduslik kohustus |
Profiilimine
Isikuandmete töötlemine hõlmab profiilimist. Järgmises punktis määratletud isikuandmeid kasutatakse kandidaadi sobivuse ja pädevuse hindamiseks seoses kõnealuse ametikohaga. Seega on profiilimise eesmärk rahuldada nii tööandja vajadust saada endale pädev tööjõud kui ka töötaja vajadust olla palgatud sobivale ametikohale. Profiilimise usaldusväärsuse tõhustamiseks võidakse kasutada tehisintellekti. Siiski ei sisalda profiilimine täielikult automatiseeritud otsuseid. Hindamise viivad läbi ja otsuseid langetavad pädevad ning kvalifitseeritud töötajad.
Kogutavate isikuandmete kategooriad ja säilitamise periood
4WS töötleb tööle kandideerijate isiku- ja kontaktandmeid, samuti muid andmeid, mis on värbamisprotsessiks vajalikud:
Isikuandmed:
- ees- ja perekonnanimi
- kontaktandmed (nt postiaadress, telefoninumber, e-posti aadress)
- sünniaeg
- kodakondsus
Kandideerimisavalduses ja seotud dokumentides sisalduv teave:
- haridus (sh tunnistused ja muud erioskused)
- tööalane kogemus
- keeled
- tööluba, sealhulgas selle kehtivus ja piirangud
- juhiloa olemasolu ja auto kasutamise võimalus
- ametikoht, millele kandideeritakse
- valmisolek tööle asumiseks
- palgasoov
- muud isikuandmed, mille andmesubjekt on oma CVs esitanud
Värbamisprotsessi käigus kogutud ja töödeldud andmed:
- kandidaadi soovid seoses tööülesannetega
- teave, mille andmesubjekt on esitanud tööintervjuul
Kogutud isikuandmeid säilitatakse kaks aastat alates viimase värskendamise kuupäevast. Tööle kandideerija võib oma teavet värskendada, logides Registrisse isikliku salasõnaga sisse.
Isikuandmete allikad
Isikuandmeid kogutakse peamiselt tööle kandideerijalt, kes esitab vajalikud üksikasjad ja laadib oma CV registrisse üles.
Isikuandmeid võidakse andmesubjekti nõusolekul koguda ka teistest allikatest, näiteks kandidaadi soovitajatelt, 4WS koostööpartneritelt või värbamisteenuseid osutavatelt ettevõtetelt või ametiasutustelt.
Tööle kandideerija isikuandmeid võidakse koguda ja värskendada ka ilma andmesubjekti nõusolekuta, kui seda lubavad või nõuavad õigusaktid.
Isikuandmete edastamine
Isikuandmeid ei edastata kolmandatele isikutele ilma andmesubjekti nõusolekuta. Isikuandmeid võib andmesubjekti nõusolekul edastada neile 4WS ja selle sidusettevõtete klientidele, kelle tööülesannetesse andmesubjekti võidakse kaasata. Lisaks võidakse tööle kandideerija sobivuse hindamiseks kasutatud isikuandmeid edastada kandidaadi nõusolekul neile partneritele, kes aitavad 4WS või selle sidusettevõtteid värbamisprotsessis.
Isikuandmeid ei edastata väljaspoole Euroopa Liitu („EL“) või Euroopa Majanduspiirkonda („EMP“), välja arvatud juhul, kui see on vajalik ülalpool määratud töötlemise eesmärkidel. Kui isikuandmed edastatakse väljaspoole ELi või EMPd, peab 4WS rakendama sobivaid ohutusmeetmeid, et järgida kohaldatavates andmekaitsealastes õigusaktides sätestatud nõudeid.
Andmete töötlemise turvalisus
4WS on rakendanud piisavaid tehnilisi ja korralduslikke andmekaitsemeetmeid, et kaitsta andmesubjektide isikuandmeid kadumise, väärkasutamise või muu samaväärse ebaseadusliku ligipääsu eest. Isikuandmete turvaline töötlemine tagatakse juhiste andmise ja ligipääsu haldamise teel, et anda andmetele ligipääs 4WS või selle sidusettevõtte kindlaksmääratud töötajatele. Isikuandmeid töötlevad vaid töötajad, kellel on oma töökohustuste raames vastav õigus seda teha.
Tööle kandideerija õigused andmesubjektina
Andmesubjekt võib kasutada oma õiguseid, võttes ühendust andmekaitsespetsialistiga. Andmesubjektil on Isikandmete kaitse määrusest (IKÜM) tulenevalt järgmised õigused:
- Õigus saada kinnitus selle kohta, kas teda käsitlevaid isikuandmeid töödeldakse, ning sellisel juhul tutvuda isikuandmetega.
- Õigus nõuda ebaõigete või mittetäielike andmete parandamist või täiendamist.
- Õigus nõuda end puudutavate isikuandmete kustutamist.
- Õigus piirata isikuandmete töötlemist, kui see on vastavalt IKÜMile kohaldatav.
- Õigus saada teda puudutavaid isikuandmeid, mida ta on vastutavale töötlejale esitanud, struktureeritud, üldkasutatavas vormingus ning masinloetaval kujul, ja õigus edastada need andmed teisele vastutavale töötlejale.
- Õigus vaidlustada isikuandmete töötlemine, kui see on vastavalt IKÜMi nõuetele kohaldatav.
- Õigus esitada kaebus järelevalveasutusele, kui andmesubjekt leiab, et teda puudutavate isikuandmete töötlemine rikub IKÜMi.
Selle privaatsusavalduse värskendamine
4Wind Service püüab pidevalt oma teenuseid arendada ja jätab endale seega õiguse seda privaatsusavaldust muuta. Samuti võidakse seda privaatsusavaldust värskendada, et see kajastaks mis tahes muudatusi kohaldatavates õigusaktides. Soovitame andmesubjektidel see privaatsusavaldus aeg-ajalt üle vaadata.